Sitzungsvorbereitung

Checkliste Sitzungsvorbereitung

Die Freiwilligenagentur Halle hat folgende Regeln für eine gute Sitzungsleitung zusammengestellt. Auch wenn man ihr nicht im Einzelnen Punkt für Punkt folgen will, so kann sie doch Grundlage einer Diskussion in einer Vorstandswerkstatt sein:

Checkliste Sitzungsmanagement im Verein bzw. Vorstand

Leitung und Moderation der Sitzung durch den/die Vorsitzende
Einladung mit Tagesordnung und Protokoll der letzten Sitzung im Vorfeld versenden
Raum für die Vorstandssitzung vorbereiten (Getränke, Imbiss)
weitere ergänzende Tagesordnungspunkte festlegen
Möglichst feste und flexible Themen der Vorstandssitzungen festlegen
Protokollant festlegen
maximale Gesprächszeiten zu jedem Tagesordnungspunkt festlegen
Zeitwächter bestimmen
bei Zeitüberschreitung Thema/Entscheidung ggf. vertagen
Beschlussfähigkeit laut Satzung prüfen
Beschlüsse gesondert ablegen/dokumentieren (nicht nur im Protokoll) und den betreffenden Mitgliedern / Ehrenamtlichen / Mitarbeitern transparent machen
Protokoll ggf. gleich am Laptop in der Sitzung schreiben und anschließend sofort versenden
im Protokoll zu jedem Tagesordnungspunkt festlegen: Verantwortliche, Termine, altes Protokoll zu Beginn der Sitzung durchgehen hinsichtlich Aufgabenerfüllung
offene Aufgaben, erneut ins Protokoll aufnehmen
ggf. Protokolle der Vorstandssitzungen auch gegenüber Mitgliedern veröffentlichen
Diskussionskultur thematisieren, ggf. Regeln festlegen
am Ende der Sitzung Protokollant für die nächste Sitzung festlegen
ggf. aus den Reihen der Mitglieder / Ehrenamtlichen/Mitarbeiter Protokollant hinzuziehen
Raum für informellen Austausch am Ende lassen
regelmäßig Ehrenamtliche und Projektleiter/innen in die Vorstandssitzung zur Berichterstattung oder zur Zwischenbilanz einladen
zum Jahresanfang Sitzungsplan für das ganze Jahr aufstellen
Jahresprogramm des Vorstandes erstellen
Klausur für den Vorstand planen
Vorstandsämter verteilen
ggf. Schwerpunktsitzungen durchführen (im Unterschied zu Routinesitzungen)
ggf. Gastreferenten / Kooperationspartner einladen
„Pflichtenheft“ für den Vorstand erstellen
neben den Pflichten auch den Spaß nicht vergessen: Jahresessen für den Vorstand organisieren. Geselligkeit und Effektivität - die Mischung macht‘s.