Checkliste Mitgliederversammlungen

Man muss dieser Checkliste nicht Punkt für Punkt folgen. Sie bietet aber eine Orientierung zur Vorbereitung von Mitgliederversammlungen:

• Frühzeitige Vorbereitung der Mitgliederversammlung.
• Datum und Uhrzeit festlegen.
• Teilnehmerkreis festlegen (z. B. Gäste).
• Raum und Bestuhlung für die Mitgliederversammlung organisieren bzw. reservieren.
• An Stimmkarten, Stifte und Notizzettel für geheime Wahlen denken.
• Bewirtung bzw. Getränke organisieren.
• Bei virtuellen (elektronischen) Mitgliederversammlungen oder Mischformen die erforderliche Technik organisieren.
• Anstehende Tagesordnungspunkte im Vorstand besprechen und festlegen.
• Aufgabenteilung besprechen: Moderation, Co-Moderation, Protokollführung, Stimmauszählung, ggf. Wahlvorstand.
• Einladung der Mitglieder mit Angabe von Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung (ggf. mit Wortlaut von Satzungsänderungen).
• Dabei Form und Fristen der Einladung gemäß Satzung beachten.
• Zu Beginn der Mitgliederversammlung die teilnehmenden Personen begrüßen.
• Die Aufteilung der Aufgaben erklären (Moderation, Co-Moderation, Protokollführung, Stimmauszählung usw.).
• Anzahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder feststellen damit Beschlussfähigkeit laut Satzung gegeben ist.
• Die Tagesordnung vorstellen.
• Dauer der Sitzung und Pausenzeiten festlegen.
• Regeln für die Diskussion festlegen (z. B. Mobiltelefone ausschalten, Rededisziplin usw.).
• Hin und wieder den Diskussionsstand zusammenfassen, um Missverständnisse zu vermeiden bzw. um Dinge auf den Punkt zu bringen.
• Abstimmergebnisse im Protokoll festhalten.