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Checkliste Mitgliederversammlungen

Man muss dieser Checkliste nicht Punkt für Punkt folgen. Sie bietet aber eine Orientierung zur Vorbereitung von Mitgliederversammlungen:

  • Frühzeitige Vorbereitung der Mitgliederversammlung.
  • Datum und Uhrzeit festlegen.
  • Teilnehmerkreis festlegen (z. B. Gäste).
  • Raum und Bestuhlung für die Mitgliederversammlung organisieren bzw. reservieren.
  • An Stimmkarten, Stifte und Notizzettel für geheime Wahlen denken.
  • Bewirtung bzw. Getränke organisieren.
  • Bei virtuellen (elektronischen) Mitgliederversammlungen oder Mischformen die erforderliche Technik organisieren.
  • Anstehende Tagesordnungspunkte im Vorstand besprechen und festlegen.
  • Aufgabenteilung besprechen: Moderation, Co-Moderation, Protokollführung, Stimmauszählung, ggf. Wahlvorstand.
  • Einladung der Mitglieder mit Angabe von Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung (ggf. mit Wortlaut von Satzungsänderungen).
  • Dabei Form und Fristen der Einladung gemäß Satzung beachten.
  • Zu Beginn der Mitgliederversammlung die teilnehmenden Personen begrüßen.
  • Die Aufteilung der Aufgaben erklären (Moderation, Co-Moderation, Protokollführung, Stimmauszählung usw.).
  • Anzahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder feststellen damit Beschlussfähigkeit laut Satzung gegeben ist.
  • Die Tagesordnung vorstellen.
  • Dauer der Sitzung und Pausenzeiten festlegen.
  • Regeln für die Diskussion festlegen (z. B. Mobiltelefone ausschalten, Rededisziplin usw.).
  • Hin und wieder den Diskussionsstand zusammenfassen, um Missverständnisse zu vermeiden bzw. um Dinge auf den Punkt zu bringen.
  • Abstimmergebnisse im Protokoll festhalten.

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Checkliste-Mitgliederversammlungen.pdf
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