Die Pressekonferenz

Eine Pressekonferenz ist eine Möglichkeit, möglichst viele Medien auf einmal zu informieren. Es ist effizienter, als mit jeder einzelnen Redaktion eine Stunde zu reden.

Die Pressekonferenz – das Pressegespräch

Eine Pressekonferenz ist nur dann sinnvoll, wenn der Verein wirklich etwas zu berichten hat. Wenn die Informationen in ein paar Sätzen zu erläutern sind, dann ist eine Pressemitteilung sinnvoller. Eine Pressekonferenz erfordert eine gute Vorbereitung und ist viel aufwändiger als eine Pressemitteilung.

Grundsätzliches: Wenn der Verein prominente Personen (OB, andere bekannte Politiker, Fachleute der Stadtverwaltung u.a.) für seine Pressekonferenz gewinnt, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass jemand zur Pressekonferenz kommt. Journalisten haben wenig Zeit, deswegen sollte eine Pressekonferenz nicht länger als eine Stunde dauern. Sie sollte nicht vor 10 Uhr beginnen, am besten ab 11 Uhr, aber auch nicht am späten Nachmittag angesetzt werden (da müssen Journalisten in der Redaktion an der Zeitung von morgen arbeiten).

Organisation einer Pressekonferenz

1. Schritt: Raum für eine Pressekonferenz organisieren, Bestimmen, wer den Verein vertreten soll, Termin festlegen.

2. Schritt: Einladung (Pressemitteilung) ein bis zwei Wochen vor dem Termin an alle Medien verschicken.

In einer Einladung steht:

der Anlass für die Pressekonferenz (in ein paar Sätzen beschreiben).
der Ablauf der Pressekonferenz (im Vorfeld informieren, ob z.B. noch eine Kindergruppe des Vereins mit einem Lied / Tanz bei der Pressekonferenz auftritt oder ob die Pressekonferenz im Rahmen einer Jahresversammlung stattfindet. Zuerst sollte jedoch immer der offizielle Teil der Pressekonferenz erfolgen; alles andere folgt danach, so dass Journalisten, die wenig Zeit haben, auch gehen können).
Wochentag, Datum, Uhrzeit und Ort, wo die Konferenz stattfinden soll. Diese Infos müssen korrekt sein!
Wer bei der Pressekonferenz Rede und Antwort steht. (Vor- und Nachname, Funktion).
Eine Wegbeschreibung, falls der Termin an einem wenig bekannten Ort stattfindet.
Ein besonderer Hinweis, falls es etwas zum Fotografieren gibt. Dazu sollte ein Fotograf noch extra eingeladen werden.
Manche bitten die Redaktionen um Rückmeldung, ob tatsächlich jemand zur Pressekonferenz kommt. Dafür sollte man die Telefonnummer eines Ansprechpartners für eventuelle Nachfragen angeben. In der Praxis reagieren Journalisten nicht immer darauf: sie kommen, oder sie kommen nicht. Man könnte auch einen Tag vor der Pressekonferenz in den Redaktionen anrufen und sich erkundigen, ob jemand kommt. Aber manche Journalisten ärgern sich nur über solche Anrufe. In diesem Bereich gibt es kein Patentrezept, sondern ist Fingerspitzengefühl gefragt.

3. Schritt: Pressemappe vorbereiten. Diese wird dann an Journalisten kurz vor Beginn der Pressekonferenz ausgeteilt.

Was gehört in die Pressemappe:

Kurze Zusammenfassung der Pressekonferenz-Inhalte, am besten in Stichworten oder kurzen Sätzen.
Alle Namen (Vor- und Nachnamen) und Posten von Personen, die in der Pressekonferenz zu Wort kommen bzw. genannt werden.
Telefonnummer eines Ansprechpartners für eventuelle Nachfragen
Eventuell auch Bilder: Wenn kein Fotograf zu PK kommt, kann der Verein eigene Bilder anbieten. Aber auch hier gilt: Die technische und inhaltliche Qualität des Bildes muss stimmen. Außerdem gibt es auch hier keinen Anspruch darauf, dass das Bild abgedruckt wird.
Allgemeine Infos über den Verein (Flyer, Newsletter usw.)

4. Schritt: Falls mehrere Vereinsmitglieder oder sonstige Personen für Fragen der Journalisten zur Verfügung stehen, sind Schilder am Tisch sinnvoll (immer Vor- und Nachname und Funktion angeben).

5. Schritt: Gestaltung des Raumes: Im Raum sollten genügend Sitzplätze vorhanden sein, er sollte auch gut gelüftet sein. Überprüfen, ob alle technische Hilfsmittel, die der Verein braucht, zur Stelle sind. Getränke und Kleinigkeiten zum Essen (Kekse, Brezen usw.) sind nett, müssen aber nicht unbedingt sein. Wenn der Verein sich diese jedoch leisten kann, sollte er sie besorgen. Aber auf keinen Fall zu viel organisieren! Journalisten haben ja wenig Zeit und kommen nicht zum Essen zu einer Pressekonferenz. Hinweisschilder im Haus können Journalisten helfen, den Raum schneller zu finden.

Durchführung einer Pressekonferenz

Grundsätzlich: Wenn es ein Fotomotiv gibt, dann sollten die Fotos möglichst am Anfang der Konferenz gemacht werden. Fotografen haben oft nur wenig Zeit und müssen meistens sofort zu einem weiteren Fototermin.
Ein Vereinsmitglied sollte die Moderation übernehmen.
Der Moderator/die Moderatorin begrüßt offiziell die Journalisten und eröffnet die Pressekonferenz. Er/Sie stellt kurz den Anlass sowie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Pressekonferenz vor.
Der Verein, meistens durch den 1. Vorsitzenden vertreten, präsentiert seine Informationen, bzw. mehrere Personen kommen zu Wort.
Der Moderator eröffnet die Fragerunde der Journalisten.
Wenn alle Fragen geklärt sind, offizielle Verabschiedung.
Nach der Konferenz können Teilnehmer auch einzeln befragt werden (dies wird gerne genutzt vor allem von Hörfunkjournalisten).

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