Mit der U-Prozedur vom IST zum SOLL
Diese Methode kombiniert Diagnose (Ist-Situation) und Soll-Entwurf. Man beginnt beim Sichtbaren und Erlebbaren, fragt nach den beteiligten Personen und erkundet schliesslich die Grundauffassungen, nach welchen diese heute handeln. An diesem Punkt startet man mit einer Erneuerung. Man fragt sich, was man eigentlich will und konkretisiert danach die neuen Leitsätze: Was tun die beteiligten Personen neu, und wie sind die neuen Abläufe?
Dieser Prozess lässt sich U-förmig darstellen, daher der Name:
IST-Situation heute: | SOLL-Situation morgen: | |
1. Wie verhalten wir uns gegenwärtig? Wie sind die groben Schritte im heutigen Ablauf? | 7. Wie verhalten wir uns dann? Wie sollen in Zukunft die Abläufe sein? | |
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2. Welche Funktionen / Personen leisten dazu welche Beiträge? In welchen Rollen? | 6. Welche Beiträge sollen dann welche Personen leisten? In welchen Rollen? | |
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3. Nach welchen ungeschriebenen Gesetzen läuft das alles ab? So nach dem Motto... | 5. Wie sollen dann die neuen Handlungsgrundsätze (Mottos) lauten? Nach welchem Motto wollen wir handeln? | |
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4. Welche Mottos... ...sollten nicht mehr gelten bzw. neu formuliert werden? Rot! ...sollten teilweise verändert werden? Orange! ...sollten künftig gelten? Grün! |
Einsatzmöglichkeiten der U-Prozedur
Die U-Prozedur ist nur geeignet, um Abläufe in der Organisation zu untersuchen. Beispiele:
- Wie kommen Entscheide zustande?
- Wie laufen Informationsprozesse ab?
- Wie wird delegiert?
- Wie laufen Projekte ab?
Für die Durchführung eignen sich am besten konkrete Ereignisses bzw. Abläufe, wenn diese für bestimmte Abläufe in der Organisation typisch sind.
Durchführung einer U-Prozedur
Zeit: Je nach Komplexitätsgrad des zu untersuchenden Prozesses muss für die U-Prozedur mindestens eine Stunde bis zu drei Stunden gerechnet werden.
Anzahl Personen: Ideal sind Gruppen von fünf bis acht Personen.
Übernommen und überarbeitet – mit freundlicher Genehmigung – vom Schweizerischen Samariterbund SSB (Rettungsorganisation des Schweizerischen Roten Kreuzes)
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