Digitale Beteiligungsverfahren im Verein (Onlinebefragungen zu bestimmten Themen, Umfragen, Foren)
Es wird immer bedeutsamer einen digitalen Austausch zu ermöglichen. Zeit- und ortsunabhängig Umfragen und gemeinsames Absprechen zu ermöglichen kann in der heutigen Zeit eine echte Lösung sein, um jedes Mitglied der Organisation zu erreichen ohne Versammlungen abhalten zu müssen.
Wieso sollten wie Abstimmungen online abhalten?
Auf der einen Seite gibt es ihnen die Option, die Umfrage über einen längeren Zeitraum durchführen zu können. Somit erhalten Sie eine größere Teilnahme und damit auch aussagekräftiges Ergebnis. Der Vorteil liegt auch darin, dass Sie alle Mitglieder erreichen können, ob diese im Urlaub, nicht verfügbar oder anderweitig verhindert sind – online können Sie teilnehmen.
Welche Möglichkeiten der Abstimmung gibt es?
Grundsätzlich gibt es eine große Variation an Tools. Achten Sie darauf, für welchen Zweck Sie die Umfrage durchführen möchten. Es ist ratsam auf DSGVO konforme Seiten zu achten. Die beste Lösung ist eine eigene Cloud. Es gibt aber auch andere Websites, welche Ihnen hier weiterhelfen können.
Worauf ist bei Online-Umfragen zu achten?
In erster Linie sei gesagt: der Austausch untereinander kann nicht ersetzt werden. Es wird weiterhin nötig sein, einen persönlichen Kontakt zu allen Mitgliedern zu pflegen, um eine Vielfalt an Meinungen abzubilden. Das Vernetzen untereinander im Netz kann ihnen eine Hilfestellung geben, um langwierige Prozesse zu vereinfachen. Achten Sie beim Erstellen der Umfragen auf klare Angaben und vermeiden Sie widersprüchliche Aussagen. Wenn es nur einen Termin geben soll, lassen Sie auch nur eine Antwortmöglichkeit zu, nicht mehrere. Seien Sie in der Erläuterung klar. Wenn es um eine Planung geht, sollten Sie mehr als nur einen Tag festlegen. Legen Sie auch den Ort, Zeit und Verbindlichkeit fest. Führen Sie Abstimmungen wie Satzungsänderungen oder Wahlen nur durch, wenn alle Mitglieder damit auch einverstanden sind. Achten Sie auf anonymisierte Umfragen, sollten Sie sich für Online-Wahlen entscheiden.
Wie kann uns hier eine Cloud weiterhelfen?
In einer Cloud können Sie Umfragen meist in Form eines eigenen Feldes innerhalb der Cloud-Software durchführen. Hier können Sie diese Umfragen spezifisch für einzelne Personen oder Personenkreise freigeben. Die Optionen der Ausgestaltung sind in einer Nextcloud sehr breit aufgestellt. Es ist möglich einzelnen Daten und Uhrzeiten oder auch Meinungsabfragen zu selbstständig konfigurierten Themen zu ermöglichen. Des Weiteren können Sie festlegen wie oft abgestimmt werden kann und Antwortmöglichkeiten definieren. Sie können auch anonyme Umfragen erstellt und die Ergebnisse können veröffentlicht werden. Insgesamt ist diese Form in der Durchführung sehr geeignet, sofern Sie eine Cloud-Software in ihrer Organisation implementieren können.