Sitzungen gut vorbereiten

Wenn Sie möchten, dass Ihre Vorstandsmitglieder nicht nur nicken, sondern auch aktiv mitdenken, müssen Sie entsprechende Voraussetzungen schaffen.

Sitzungen leiten
 

Zu den wichtigsten Aufgaben des Vorstands gehört die Gestaltung der Gremienarbeit. Der sprichwörtliche Vorwurf der Vereinsmeierei erhält durch schlecht vorbereitete und geleitete Sitzungen immer wieder fruchtbare Nahrung. Deswegen ist eine gute Sitzungsleitung unabdingbar. Aber was bedeutet in diesem Zusammenhang gut? Die Vereinsexperten Hans Langnickel und Heinz Gabler geben folgende Tipps, wie eine Vorstandssitzung zu gestalten sei:

  • Man solle die Aufmerksamkeit auf die wirklich wichtigen Fragen konzentrieren und dafür genügend Raum für Diskussionen lassen, aber Abschweifungen unterbinden.
  • Hilfreich ist eine zeitliche Begrenzung für jeden Tagesordnungspunkt festzusetzen.
  • Die Sitzungsleitung muss das Heft stets in der Hand behalten. Sie ist für den roten Faden verantwortlich.
  • Straff geführte Sitzungen geben ehrenamtlichen Vorständen das Gefühl, das zu tun, wofür sie gewählt wurden, nämlich den Verein strategisch zu führen. Deshalb sollten sie sich nicht durch Kleinigkeiten ablenken lassen.

Für einen Großteil der Vereine sind die Vorschläge von Langnickel und Gabler genau richtig. Und doch kann es Ausnahmen von der Regel geben. Zum Beispiel ein gerade gegründeter Verein, der ein gemeinsames Wohnprojekt auf die Beine stellen will. Vielleicht ist es in diesem Fall vordringlich zu prüfen, ob die persönliche Chemie stimmt, wenn man sich auf ein derartiges gemeinsames „Abenteuer“ einlassen will. Vielleicht nehmen dann der private Austausch und die Geselligkeit auf Kosten eines straffen Sitzungsmanagements einen größeren Raum ein.

Eine professionelle Sitzungsleitung muss das Verhältnis zwischen Diskussion und Entscheidung, geselligem Zusammenkommen und straffem Sitzungsmanagement austarieren. Es gibt nicht die Generallösung für alle Vereine und jedes Vereinsleben kennt Auf und Abs. Auf die kompetente Steuerung und Moderation kommt es an. Wann muss die Sitzungsleitung die Zügel straffer anziehen, wann darf man sie schießen lassen? Das ist eine Frage der Erfahrung – und der Übung.

 

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