Sitzungsvorbereitung

Checkliste Sitzungsvorbereitung
 

Die Freiwilligenagentur Halle hat folgende Regeln für eine gute Sitzungsleitung zusammengestellt. Auch wenn man ihr nicht im Einzelnen Punkt für Punkt folgen will, so kann sie doch Grundlage einer Diskussion in einer Vorstandswerkstatt sein:

Checkliste Sitzungsmanagement im Verein bzw. Vorstand

  • Leitung und Moderation der Sitzung durch den/die Vorsitzende
  • Einladung mit Tagesordnung und Protokoll der letzten Sitzung im Vorfeld versenden
  • Raum für die Vorstandssitzung vorbereiten (Getränke, Imbiss)
  • weitere ergänzende Tagesordnungspunkte festlegen
  • Möglichst feste und flexible Themen der Vorstandssitzungen festlegen
  • Protokollant festlegen
  • maximale Gesprächszeiten zu jedem Tagesordnungspunkt festlegen
  • Zeitwächter bestimmen
  • bei Zeitüberschreitung Thema/Entscheidung ggf. vertagen
  • Beschlussfähigkeit laut Satzung prüfen
  • Beschlüsse gesondert ablegen/dokumentieren (nicht nur im Protokoll) und den betreffenden Mitgliedern / Ehrenamtlichen / Mitarbeitern transparent machen
  • Protokoll ggf. gleich am Laptop in der Sitzung schreiben und anschließend sofort versenden
  • im Protokoll zu jedem Tagesordnungspunkt festlegen: Verantwortliche, Termine, altes Protokoll zu Beginn der Sitzung durchgehen hinsichtlich Aufgabenerfüllung
  • offene Aufgaben, erneut ins Protokoll aufnehmen
  • ggf. Protokolle der Vorstandssitzungen auch gegenüber Mitgliedern veröffentlichen
  • Diskussionskultur thematisieren, ggf. Regeln festlegen
  • am Ende der Sitzung Protokollant für die nächste Sitzung festlegen
  • ggf. aus den Reihen der Mitglieder / Ehrenamtlichen/Mitarbeiter Protokollant hinzuziehen
  • Raum für informellen Austausch am Ende lassen
  • regelmäßig Ehrenamtliche und Projektleiter/innen in die Vorstandssitzung zur Berichterstattung oder zur Zwischenbilanz einladen
  • zum Jahresanfang Sitzungsplan für das ganze Jahr aufstellen
  • Jahresprogramm des Vorstandes erstellen
  • Klausur für den Vorstand planen
  • Vorstandsämter verteilen
  • ggf. Schwerpunktsitzungen durchführen (im Unterschied zu Routinesitzungen)
  • ggf. Gastreferenten / Kooperationspartner einladen
  • „Pflichtenheft“ für den Vorstand erstellen
  • neben den Pflichten auch den Spaß nicht vergessen: Jahresessen für den Vorstand organisieren. Geselligkeit und Effektivität ­ - die Mischung macht‘s.

Gute Vorbereitung ist das A und O.

Downloads

Sitzungsvorbereitung.docx
mehr aus der Kategorie
Vorstandsarbeit