Dokumentation und Berichterstattung

Vielleicht gibt es sie noch, die berühmte Schuhschachtel, in der die Quittungen und Protokolle des Vereins aufbewahrt werden. Bei den vielen Aufgaben, die ein Vorstand ehrenamtlich zu bewältigen hat, bleibt die Dokumentation und Archivierung der Vereinsgeschäfte manchmal auf der Strecke. Das kann sich bitter rächen, nicht nur, wenn das Finanzamt vorbeikommt.

Menschen, die in einen Vorstand neu einsteigen, schauen genau darauf, wie ordentlich die Übergabe geregelt ist. Wenn die Dokumente übersichtlich archiviert sind, fällt es leichter, sich für einen verantwortlichen Posten im Verein zu entscheiden. Dokumentation und Archivierung heißt, die wichtigen schriftlichen Angelegenheiten so abzulegen, dass man sie schnell wiederfindet. Das spart Arbeit, gerade wenn viele Menschen beteiligt sind.

 

Protokoll

Ein gutes Protokoll sollte straff sein und in einfachen Sätzen formuliert werden, damit Handlungsaufträge und Entscheidungen leicht überschaubar sind. Stehen Wahlen an oder muss das Protokoll wegen Satzungsänderungen beim Registergericht eingereicht werden, dann sind bestimmte Formalien zu beachten. Hilfreich ist ein Merkblatt des Bayerischen Justizministeriums:

www.justiz.bayern.de/imperia/md/content/stmj_internet/gerichte/amtsgerichte/augsburg/reggmerkblatt_f_r_eingetragene_vereine_internet.pdf

 

Ablage

Darüber hinaus sind die Ablage der Vereinsakten wichtig. Der Landessportbund Nordrhein-Westfalen empfiehlt hierzu ein nützliches Raster, das bei Nicht-Sport-Vereinen entsprechend angepasst werden muss:

www.vibss.de/management/verwaltung/archivierung-des-schriftverkehrs-registratur

Spätestens, wenn ein runder Vereinsgeburtstag und die entsprechende Festschrift ansteht, ärgert man sich, wenn es kein gut geführtes Vereinsarchiv gibt: Hier werden beispielsweise Fotos, Zeitungsausschnitte, Vereinsfestschriften, Programmhefte, wichtige Reden, Urkunden und Auszeichnungen, Veranstaltungsplakate u.ä. abgelegt.

 

Berichte

Es geht aber nicht nur um die interne Dokumentation der laufenden Geschäfte. Oft erhalten Vereine Förderung von Dritten, zum Beispiel für besondere Projekte. Meist werden von den Fördermittelgebern für einen Abschlussbericht bestimmte Vorgaben gemacht. Eine anregende Vorlage für derartige Berichte hat die gemeinnützige Aktiengesellschaft phineo entwickelt. Ihr Leitfaden geht vom zentralen Interesse aus, die Wirkungen der Vereinsaktivitäten auf dem Hintergrund der selbst gesteckten Ziele möglichst transparent darzustellen:

www.phineo.org/themen/social-reporting-standard-srs

Schließlich sind Dokumentation und Archivierung nicht nur für den Vereinskeller und die Fördermittelgeber, sondern vor allem für die eigene Mitgliedschaft wichtig. Die zentralen Beschlüsse, Satzungen, Geschäftsordnungen, Ziele und Erfolge sollten für alle Mitglieder soweit wie möglich zugänglich sein. Hierzu bieten die neuen elektronischen Medien, etwa Internetseiten des Vereins, eine gemeinsame Daten-Cloud oder ein geschützter Login-Bereich der Mitglieder hervorragende Möglichkeiten. Aber auch hier muss Ordnung herrschen: Eine gezielte Auswahl der Dokumente und eine leicht nachvollziehbare Verzeichnisgliederung sind Voraussetzungen dafür, dass die Mitglieder auch mal „reinschauen“.