Die Mitgliederversammlung organisieren und durchführen

Die Mitgliederversammlung ist die zentrale Veranstaltung des Vereins. Eine gute Vorbereitung zahlt sich immer aus. Auch bei der Durchführung der Versammlung und der Versammlungsleitung gibt es manche Dinge zu beachten.

Die Mitgliederversammlung organisieren und durchführen
 

Vorbereitung zur Mitgliederversammlung
Es sollten im Vorstand alle Tagesordnungspunkte besprochen werden, die in die Einladung aufgenommen werden sollen. Es ist zu vereinbaren, wer die Einladung durchführt.
Stehen Wahlen an, ist eine gründliche Vorbereitung zu empfehlen, insbesondere haben sich Vorgespräche mit geeigneten Kandidaten/innen als nützlich erwiesen. Zum einen erhöht es eine erfolgreiche Wahl zur Nachfolge im Vorstandsamt, zum anderen erhöht es die Wahrscheinlichkeit der Wahl einer kompetenten Person.
 

Die Einladung

Hier hilft ein Blick in die Satzung weiter. Zum einen ist in der Satzung die Form der Einladung geregelt. Wenn die Einladung „schriftlich“ erfolgen soll, bedeutet das in Briefform. Wenn die Einladung per Fax oder E-Mail auch möglich sein soll, muss das sicherheitshalber in der Satzung mit einer entsprechenden Formulierung („…in Textform“) stehen. Andernfalls wären Beschlüsse während der Versammlung möglicherweise nichtig. Die Rechtsprechung ist hier leider nicht eindeutig.
Auch die Einhaltung der Einladungsfrist (meist zwei oder mehr Wochen) ist zu beachten. Bei Nichtbeachtung sind Beschlüsse anfechtbar bzw. nichtig. Nach der herrschenden Rechtsprechung wird die Zustellungsdauer von postalischen Einladungen mit zwei Tagen angenommen.
 
Beispiel: Steht in der Satzung, dass die Einladungsfrist zwei Wochen betragen muss, ist die Einladung zwei Wochen und zwei Tage vorherabzuschicken, dies sollte zu Nachweiszwecken auch dokumentierbar sein.
Auch sind sämtliche Mitglieder einzuladen, das schließt auch die nichtstimmberechtigten ein, meist in Satzungen als „außerordentliche“ oder „Förder-Mitglieder bezeichnet.
Manchmal ist in der Satzung auch noch vermerkt, dass eine Tagesordnung mitzuschicken ist. Dies hat zur Folge, dass auf der Mitgliederversammlung nur zu diesen Punkten wirksame Beschlüsse zu fassen sind. Über andere Punkte kann dann nur diskutiert werden.
 
Sonderfall Satzungsänderung: Hier genügt es nicht, in der Einladung den Tagungsordnungspunkt Satzungsänderung aufzuführen, sondern es muss der zu ändernde Text (der Satzung) sowie der Überarbeitungsvorschlag dargestellt werden, damit die Mitglieder ausreichend vorab informiert sind.
Kurze Checkliste zur Einladung
  • Zuständigkeit: Vorstand
  • Grund der Einberufung benennen: 
Ordentliche Mitgliederversammlung laut Satzung oder außerordentliche MV wegen wichtigem Grund (Benennung) oder aufgrund Minderheitenbegehren (§37 BGB)
  • Nennung von (zumutbarem) Ort und Zeit
  • Ladungsform (zum Beispiel schriftlich) und Ladungsfrist (gemäß Satzung) sind einzuhalten
  • Tagesordnung ist mitzuteilen (erhöhte Anforderungen bei Satzungsänderungen)
Typische Tagesordnungspunkte für die Einladung sind: 
  • Feststellen der Beschlussfähigkeit und ordnungsgemäßer Einladung
  • Entgegennahme der Jahres- und Kassenberichte des Vorstands
  • Bericht der Kassenprüfung 
  • Wahlen, Abberufung, Entlastung von Vorständen, Kassenprüfern u.a. 
  • Satzungsänderungen
  • Ausschluss von Mitgliedern 
  • Auflösung

Ablauf der Mitgliederversammlung

Vorab ist die Versammlungsleitung und Protokollführung gemäß Satzung zu bestimmen, danach die Ordnungsmäßigkeit der Einladung zu prüfen. Die Zahl der anwesenden Mitglieder ist in den Fällen relevant, wenn die Satzung eine bestimmte Mindestanzahl anwesender Mitglieder vorschreibt.
Beispiel: „Für eine wirksame Beschlussfassung ist mindestens die Anwesenheit von 20 Prozent aller Mitglieder notwendig“. Dies spielt im Falle von Abstimmungen bzw. Beschlüssen eine entscheidende Rolle. Hier ist aus Nachweiszwecken eine Teilnehmerliste zu führen.
Alle Beschlüsse und ihre jeweiligen Abstimmungsergebnisse sind zu dokumentieren.
Wenn alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet sind, schließt der Versammlungsleiter die Mitgliederversammlung. 
 

Wahlen

Auch hier sind wieder die bestehenden Satzungsregelungen zu beachten. Wenn zum Beispiel eine geheime Wahl vorgeschrieben ist, muss dies berücksichtigt werden, auch wenn die anwesenden Mitglieder eine andere Form bevorzugen sollten. Ebenso muss die Form einer Blockwahl in der Satzung vorgesehen sein, wenn nicht, ist diese Form nicht möglich und die Eintragung wird vom Registergericht abgelehnt.
Wahlergebnisse und die entsprechenden Mehrheiten sind im Protokoll festzuhalten, ebenso die Zustimmung der Gewählten, dass sie die Wahl annehmen. 
 
Das ist bei Satzungsänderungen zu beachten (Checkliste)
  • Wenn Satzungsänderungen gemeinnützigkeitsrelevante Inhalte betreffen, sollten diese vor der Einladung mit dem Finanzamt abgeklärt werden.
  • Bedingungen für die Satzungsänderung sind zu beachten (Mehrheiten, Einladungshinweis...).
  • Änderungen der Satzung müssen eindeutig sein.
  • Es ist eine zeitnahe (binnen einem Monat) Anmeldung von Änderungen im Registergericht erforderlich (läuft in Bayern über den Notar), Mitteilung an das Finanzamt.
  • Bei Änderungen des Vereinszwecks ist die Zustimmung aller Mitglieder notwendig (nach § 33 Abs.1 Satz 2 BGB), außer es gibt eine anderslautende Satzungsregelung.
  • Änderungen sind erst nach der Eintragung wirksam (§71 BGB).
  • Ist ein Verband (zum Beispiel Wohlfahrtsverband) vorher zu konsultieren, um die Mitgliedschaft nicht zu gefährden?

Gäste bei Mitgliederversammlungen 

Mitgliederversammlungen sind grundsätzlich nicht öffentlich, Außenstehende (zum Beispiel Pressevertreter) haben demzufolge kein Recht auf Teilnahme. Gästen kann jedoch durch die Versammlungsleitung die Anwesenheit gestattet werden. Diese Entscheidung der Versammlungsleitung kann durch Beschluss der Mitgliederversammlung wieder aufgehoben werden. 
 

Übertragung von Stimmrechten

Mitgliedsrechte sind persönlich auszuüben (§ 38 BGB). Eine Übertragung ist deshalb nur möglich, wenn dies in der Satzung eigens vorgesehen ist.
 
 
mehr aus der Kategorie
Vorstandsarbeit