Neben der Checkliste zur Vorbereitung und Durchführung von Mitgliederversammlungen sind einige Dinge zu beachten:
Vorbereitung zur Mitgliederversammlung
Im Vorstand sollten rechtzeitig alle anstehenden Tagesordnungspunkte für die Mitgliederversammlung gesammelt und besprochen werden.
Stehen Wahlen an, haben sich frühzeitige Vorgespräche mit geeigneten Kandidat:innen als nützlich erwiesen.
Einladung zur Mitgliederversammlung
In der Satzung sind Form und Frist der Einladung ausdrücklich geregelt. Nur die in der Satzung genannte Form ist zulässig. Bei Nichtbeachtung sind Beschlüsse anfechtbar bzw. nichtig.
Es sind sämtliche Mitglieder einzuladen, auch die nichtstimmberechtigten. Diese werden oft in Vereinen „außerordentliche Mitglieder“ oder „Fördermitglieder“ genannt.
Stehen Satzungsänderungen auf der Tagesordnung, ist der Einladung der geänderte Text bzw. der Überarbeitungsvorschlag der Satzung beizufügen.
Neben dem Grund der Einberufung (ordentliche Mitgliederversammlung laut Satzung, außerordentlichen Mitgliederversammlungen aus wichtigem Grund oder aufgrund Minderheitenbegehren) ist sinnvollerweise in der Einladung auch Datum, Zeit und Ort der Mitgliederversammlung anzugeben.
Typische Tagesordnungspunkte für die Einladung sind:
- Feststellen der Beschlussfähigkeit und ordnungsgemäßer Einladung
- Entgegennahme der Jahres- und Kassenberichte des Vorstands
- Bericht der Kassenprüfung
- Wahlen, Abberufung, Entlastung von Vorständen, Kassenprüfern u.a.
- Satzungsänderungen
- Ausschluss von Mitgliedern
- Auflösung
Ablauf der Mitgliederversammlung
Zunächst sind Versammlungsleitung und Protokollführung zu bestimmen.
Von der Versammlungsleitung ist die Ordnungsmäßigkeit der Einladung zu prüfen.
Die Anzahl der anwesenden stimmberechtigter Mitglieder ist in den Fällen relevant, bei denen die Satzung eine bestimmte Mindestanzahl vorschreibt.
Alle Beschlüsse und ihre jeweiligen Abstimmungsergebnisse sind zu dokumentieren.
Wenn alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet sind, schließt der Versammlungsleiter die Mitgliederversammlung.
Wahlen
Bei Wahlen (z. B. der Vorstandsmitglieder oder der Kassenprüfer) sind die bestehenden Satzungsregelungen zu beachten.
Wahlergebnisse und die entsprechenden Mehrheiten sind im Protokoll festzuhalten, ebenso die Zustimmung der Gewählten, dass sie die Wahl annehmen.
Satzungsänderungen
Wenn Satzungsänderungen gemeinnützigkeitsrelevante Inhalte betreffen, sollten diese vor der Einladung mit dem Finanzamt abgeklärt werden.
Ist ein Verein Mitglied in einem Verband, ist dieser ebenfalls vorher zu konsultieren, um die Verbandsmitgliedschaft nicht zu gefährden.
Die Anmeldung der beschlossenen Satzungsänderungen ist zeitnah dem Registergericht anzumelden. In vielen Bundesländern erfolgt dies über einen Notar.
Gäste bei Mitgliederversammlungen
Mitgliederversammlungen sind grundsätzlich nicht öffentlich, Außenstehende, wie z. B. Pressevertreter, haben kein Recht auf Teilnahme. Gästen kann jedoch durch die Sitzungsleitung die Anwesenheit gestattet werden. Diese Entscheidung der Sitzungsleitung bedarf keines Beschlusses der Mitgliederversammlung. Sie kann aber durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung wieder aufgehoben werden.
Übertragung von Stimmrechten
Mitgliedsrechte – dazu gehören insbesondere auch die Stimmrechte bei Wahlen - sind grundsätzlich persönlich auszuüben. Eine Übertragung auf andere Personen ist nur dann möglich, wenn dies in der Satzung ausdrücklich vorgesehen ist.
Vorstandsarbeit